I inkorgen kan ta emot elektroniska fakturor, eller EDI'er.

Till skillnad från en vanlig Pdf- eller pappersfaktura, kan EDI'n levereras med leverantörsdata, så som varulinjer med mera.

Dessa kan överföras direkt till din order och sedan användas i dina egna fakturor.

När man tar emot en EDI finns det olika saker man bör vara uppmärksam om.

Som exempel i bilden nedan har vi tagit emot en faktura från Sproom Solutions A/S.

Fakturan består av en del olika fält:

• Fakturanumret
  Numret som din grossist har märkt fakturan med.
  
  
• Märkning / Ordernummer
  Märkningen av fakturan ger er möjlighet att direkt koppla den till en specifik order. När du handlar genom butiken i Orderstyrning ska ordernumret stå här när fakturan kommer in.
  Ifall märkningen inte stämmer visas, likt exemplet ovan, en röd kan runt textfältet.
  Du kan då manuellt skriva in rätt ordernummer eller trycka på förstoringsglaset för att söka efter ordern som fakturan tillhör.
  
  
• Order status
  I detta fält kan du se orderns nuvarande status.
  
  
• Mottaget den
  Datumet som Orderstyrning har mottaget fakturan.
  
  
• Avsändare
  Anser oftast namnet på grossisten som har skickat fakturan
  
  
• Faktura belopp
  
  
• Fakturaprocessen
  Här kan du se historiken kring den specificerade fakturan. När den mottogs, vem som godkänt den och så vidare.
  Det går också att lägga till anteckningar kring denna fakturan här för framtida referens.
  
  
• PDF-versionen av fakturan
  
  
• Kartoteket
  Ifall fakturan inte är kopplad till en grossist kan du här manuellt välja rätt grossist för att få rätt rabattpriser och
  se till att priserna stämmer när ni sedan överförs till materialförbrukningen på din order.

I slutet av fakturaraden har du, beroende på fakturans information och systeminställningar, olika knappar att manipulera fakturan med:

• Godkänd med linjer
  När en faktura har ett ordernummer tilldelat är det möjligt att godkänna fakturan samt överföra varuraderna till ordern.
  Fakturan blir då också bokförd i ditt bokföringsprogram.
  
  
• Godkänd
  När du godkänner en faktura, bokförs den i ditt bokföringsprogram som godkänd.
  Om fakturan innehåller varulinjer stannar den kvar i din inkorg för att kunna hänvisa till senare.
  
  
• Delvis godkänd
  Ifall du ställt in Delgodkända EDI'er i Systeminställningar, behövs det två administratörer som godkänner fakturan.
  
  
• Neka
  Fakturan kommer bli bokförd som nekad i ert bokföringsprogram.
  
  
• Radera
  Lägg märke till att fakturan endast raderas från EDI-översikten och inte de aktioner ni gjort (godkänt eller överfört varulinjer).

Du kan även se varuraderna på fakturan genom att klicka på varulinjen.

Tips:

Ifall du bara vill överföra enstaka varurader från fakturan kan ni kryssa av de varor ni inte vill föra över.