Indbakken er det sted, hvor du modtager elektroniske faktura, såkaldte EDI'er. Modsat en almindelig PDF- eller brevfaktura, er EDI'er lavet på en sådan måde, at leverandørdata, varerlinjer mm. automatisk kan overføres direkte til din ordre. 

Når der modtages EDI'er, er der en række ting man som virksomhed skal være opmærksom på. I nedenstående eksempel, har vi modtaget en faktura fra AO Frederiksberg.

Fakturaren består af en række forskellige oplysninger (fra venstre):

• Fakturanummeret
• Ordrenummeret
• Modtagelsesdato
• Afsender
• Fakturabeløbet
• Fakturaforløbet
• PDF versionen af fakturaren
• Kartoteket

Når du som bruger forholder dig til en faktura, har du en række muligheder. På ovenstående eksempel, er der endnu ikke tilknyttet en ordre, da ordrenummeret "51901/RENE" ikke er at finde i systemet. Ordrenummerfeltet, er derfor markeret med en rød streg rundt om. Det betyder også, at vi i dette eksempel, ikke har mulighed for at godkende materialerne til en ordre. 

Ønsker du at sammenkoble fakturaren med en ordre så varerlinjerne kan godkendes til ordren, skal ordrenummeret ændres til et ordrenummer der findes i dit Ordrestyring system. 

Har fakturaren ikke noget udgangspunkt i en ordre, har vi følgende valgmuligheder: 

• Godkend ()
  Bogfører fakturaren og afleverer den til dit økonomisystem. Er der varerlinjer på din ordre, bliver fakturaren stående i indbakken. Herfra, er der mulighed for at slette den (sletter ikke den bogførte faktura)
  
  
• Del godkend ()
  Er du administrator, har du mulighed for at delgodkende ordren og bede en anden medarbejder om den endelige godkendelse på fakturaren.
  
  
• Afvis ()
  Bogfører fakturaren i dit økonomisystem som afvist.
  
  
• Slet ()
  Sletter fakturaren fra oversigten. Bemærk, at handlinger du allerede har foretaget med fakturaren, ikke slettes. 
  
  

Er der en ordre tilknyttet fakturaren, vises ordrenummerfeltet med en grøn streg rundt om. Er den tilknyttede ordre endnu ikke bogført, er der mulighed for at godkende ordren samtidigt med at du flytter varerlinjerne til den pågældende ordre.

• Godkend med linjer ()
  Flytter varerlinjerne til den valgte ordre og udfører herudover samme funktion som "Godkend".

Er du i tvivl om hvilke varelinjer der findes på en faktura, kan du klikke på fakturalinjen hvorefter en række yderligere informationer vises: