Du har mulighed for at ændre på henholdsvis Fakturaadressen, Kundeinformationerne eller Leveringsadressen. Som udgangspunkt fremgår fakturaadressen af den faktura du opretter, sammen med leveringsadressen, hvis ordren har en sådan tilknyttet.

Fakturatekst

Du kan hente faste tekster ned på din faktura, ved at klikke på Tekster

Tip: Du kan også selv oprette fakturatekster under: Systemindstillinger > Tekster > Faste tekster, hvis du har nogle faste tekster du foretrækker at benytte på dine fakturaer.

Hent materialer og Hent timer

Når du skal skabe indholdet i din faktura, kan du hente de materialer og timer, der er lagt på ordren, ind på din faktura.

Klik på Hent Timer. Nederst til venstre vælger du, hvilke timer du vil markere:

• Marker alt: Markerer alle timer og pauser.

• Afmarker alle: Afmarkerer det valgte.

• Marker timer på hovedordren: Markerer kun timer tilknyttet hovedordren. Denne knap kan bruges, hvis du har underordrer, tilknytter timer til hovedordren, men fakturerer på både hoved-og underordrerne.

• Marker ikke afhentede: Markerer alle timer der ikke tidligere er hentet ind på fakturaen.

Nederst til højre kan du vælge, om du vil have timerne samlet ned på fakturaen, eller om du vil have dem ned enkeltvis (hver timeregistrering på en linje for sig). Hvis du vælger Enkeltvis, kan du tilføje Timetekst, Initialer på medarbejderen og Dato. På denne måde kommer hver registreret tidsperiode ind på fakturaen som en linje for sig, inklusiv de informationer du netop har valgt de skal indeholde.

Hvis du derimod vælger Saml pr. Type, samles timerne på én linje. 

Til sidst har du også mulighed for at vælge Saml. pr Dag, som fungerer på samme måde som Saml pr.Type - Men istedet samler dem per dag og skriver Datoen ind på varelinjen.

Du kan også hente materialer. Klik på Hent Materialer. Nederst til venstre vælger du, om alle forbrugte materialer skal markeres, eller om du vil markere dem, der endnu ikke er faktureret. Sidstnævnte bruges især, hvis du fakturerer over flere gange på et større projekt.

Øverst til venstre kan du vælge mellem Standardlinjer, Tilbudslinjer og Aconto-linjer.

• Standardlinjer: er de linjer du faktisk har forbrugt på sagen, som du kan hente ned på fakturaen.

• Tilbudslinjer: er de materialelinjer du får med over, når du konverterer et tilbud til en ordre. Dem kan du vælge at fakturere, i stedet for dem du faktisk har forbrugt.

• Acontolinjer: er beløbene på de acontofakturaer du har oprettet. Dem kan du hente ned på din faktura, når du slutfakturerer. Beløbet vil så automatisk blive trukket fra.

Materialelinjer

Oplysingerne fra materialelinjerne bliver vist på fakturaen, med undtagelse af Kostpris, Listepris og Avance bliver dog ikke vist

Du kan flytte rundt på linjerne, hvis de skal stå i en anden rækkefølge, ved at trække i selve linjen med din mus. 

Du kan ændre i selve vareteksten, antal, avance, rabatsats og salgsprisen, hvis det er aktuelt at fakturere en anden pris eller et andet antal end oprindeligt planlagt.  

Har I aftalt en Fast Pris, er du ikke tvunget til at vise, hvilke timer og materialer du har brugt. Du kan i stedet nøjes med at skrive en linje ind manuelt, og anføre den aftalte pris:

TIP: Husk at trykke påtil sidst for at tilføje linjen til fakturaen.

Tekstlinje

Du kan også tilføje en tekstlinje, f.eks. til dine materialelinjer, ved at klikke på Tekstlinje ved at trykke på knappen, som ligger til højre over varelinjerne. Dette er et fritekstfelt, hvor du kan skrive, hvad du finder relevant. Når du har klikket Opret kan du flytte linjen rundt, så den står der, hvor du ønsker det. Du kan bruge tekstlinjen til at skille timer og materialer ad, men den kan f.eks. også bruges til en uddybende forklaring på, hvorfor du har anvendt et bestemt slags materialer.

Tilføj til materialer - flueben:

Når du taster materialerne direkte på fakturaen, belaster de som udgangspunkt ikke ordren. Det vil sige, at du ikke efterfølgende vil kunne finde materialet i materialeforbruget; derfor belaster kostprisen heller ikke økonomien. Hvis du taster materiale ind, direkte i fakturavinduet og kostprisen skal belaste sagen, er det vigtigt, at du sætter et flueben ude til højre, før du klikker på .

Sæt kun flueben, hvis materialet har været forbrugt på ordren. Er der tale om ekstrafakturering eller fastprislinje, skal du Ikke sætte flueben.

Opret faktura:

Systemet vælger automatisk dags dato som fakturadato, og forfaldsdato i henhold til betalingsbetingelserne, som er angivet på selve kunden. Hvis du vil ændre det, skal du klikke på Kalenderikonerne.

Vælg Vis Faktura for at tjekke, at alle oplysninger er i orden, før du laver den endelige faktura. Bemærk at fakturanummer og -dato først bliver påført, når fakturaen er oprettet.

For at komme videre, skal du markere enten EAN, E-mail eller MobilePay. (Felterne vil være udfyldt, hvis denne information er registreret på selve kunden i fanen fakturering.)

Klik Næste.

Sender du fakturaen via mail har du har mulighed for at sætte flere modtagere på, som CC og/eller BCC, samt tilføje en personlig besked. Du kan også vedhæfte Dokumentation og/eller Skemaer. Afslut ved at klikke Send. 

Du kommer derefter tilbage til Ordreoversigten. Ordren, som du lige har faktureret står der endnu. Klik på. Prikken/farven ud for ordren har nu skiftet farve til grå, som betyder Bogført.

Samme procedure gælder for EAN og MobilePay, her har du dog ikke mulighed for at Cc og/eller Bcc modtagere.  

For at se selve fakturaen, skal du markere ordrelinjen, og klikke på den fane med navnet Faktura.

Acontofaktura og Kreditnota:

På samme måde som du fakturerer, har du også mulighed for at oprette en Aconto-faktura eller en Kreditnota. Du gør præcis som ved normal fakturering, men vælger i stedet enten at aconto-fakturere, ved at klikke på den lille pil i den blå boks, hvor der står "Opret faktura":

Når du aconto-fakturerer, gemmer systemet alle dine acontofakturaer som materialelinjer. Det betyder, at du har mulighed for at få dem trukket fra, når du skal slutfakturere.

Kreditnota:

Hvis du vil lave en Kreditnota, anbefaler vi, at du krediterer hele fakturaen. Det gøres nemmest ved at finde fakturaen under Økonomi, vælge den pågældende faktura og trykke på Opret Kreditnota oppe til højre

 

Økonomioverblik:

Øverst til højre, får du et hurtigt overblik over økonomien på den specifikke ordre:

• Tilbud er det budget der er lagt på ordren i fanen Økonomi på ordren. Kommer ordren fra et tilbud, er det Tilbudsummen der angives i budgettet.

• Materialer, Timer og Pause er de udgifter der er forbundet med sagen. Det er altså kostpriserne, som er angivet her.

• Faktureret og Aconto er det du allerede har faktureret på ordren.

• Total pris er den samlede pris på den faktura du er i gang med at oprette.

• Dækningsbidrag og Dækningsgrad er fortjenesten i henholdvis kroner og procent.